HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN. EMPRESAS PRIVADAS.

1. Tablón de anuncios 

Herramienta clásica de comunicación interna, se presenta en un soporte tradicional (mural en el que se fijan comunicados o avisos) o en forma de tablón luminoso. El tablón tradicional tiene dos grandes ventajas: la simplicidad de elaboración de los avisos y la flexibilidad, permitiendo difundir todo tipo de informaciones. Es importante cuidar la presentación y su mantenimiento. El tablón luminoso cuenta con la ventaja del impacto visual y es adecuado para mensajes importantes, urgentes, breves y puntuales.

2. Buzón de sugerencias 

Herramienta de comunicación ascendente, que comenzó a utilizarse en empresas industriales en los años cincuenta, para recoger opiniones y sugerencias de los trabajadores. 

3. Reuniones 

Se pueden definir como un tiempo dedicado en el trabajo de manera formal a la tarea de escuchar e intercambiar información. Se trata de uno de los instrumentos privilegiados y más eficaces de comunicación directa por la cantidad de información que puede ser intercambiada en ella. Las reuniones son productivas y pueden llegar a resolver los asuntos importantes de una empresa.

4. Entrevista personal o individual 

Se define como el tiempo dedicado en el trabajo de forma planificada a escuchar e intercambiar información entre dos personas. Su objetivo es que los empleados se expresen libremente y sin intermediarios, igualmente para la dirección también supone ser escuchada y comprendida. Durante la entrevista el diálogo puede reorientarse constantemente, irse matizando dependiendo de las reacciones de los interlocutores y gracias a las observaciones se pueden descubrir desacuerdos desapercibidos hasta entonces. 

6. Boletín interno 

Su función es dar a conocer información relevante y de interés general, así como anunciar la puesta en marcha de proyectos, programas, resultados, etc. Son informaciones periódicas, que llegan al empleado bien vía tradicional impreso o bien a través de correo electrónico (e-boletín). Su periodicidad variará en función de la organización: diario, semanal, quincenal, mensual, etc. 

7. Periódico interno/revista de empresa 

Constituye una de las herramientas más valoradas por los directores de comunicación. “La publicación de la empresa es el medio a través del cual se pueden comunicar noticias sobre las actividades y logros de la empresa y motivar también a los empleados. Tiene carácter colectivo y es la herramienta de comunicación interna (tanto descendente, ascendente y horizontal) más utilizada porque se adecua a los hábitos de lectura de cada uno y goza de gran credibilidad. 

La publicación tiene en realidad la posibilidad de desempeñar dos papeles: puede dedicarse a registrar hechos o a transmitir noticias. Las mejores publicaciones de empresa realizan ambos papeles. Los empleados esperan encontrar en este periódico tres tipos de informaciones: 

•Información sobre su trabajo, su departamento. 

•Información sobre la empresa: política desarrollada por ésta, objetivos, filosofía, desarrollo, estrategia comercial.

•Información de departamentos, fomentando la puesta en común y el intercambio de informaciones útiles entre empleados. Los objetivos de esta herramienta de comunicación son los siguientes: 

•Informar sobre la empresa o institución y su entorno, además de ofrecer datos específicos acerca de asuntos concretos. 

8. La revista de prensa o el resumen semanal 

Tal y como lo define Villafañe154 se trata de “una selección de resúmenes de artículos publicados en la prensa sobre un índice temático predeterminado en el que se incluyen desde las noticias e informaciones sobre la empresa hasta aquellas otras que afectan al sector propio, a los competidores o constituyen informaciones generales de interés”. Esta publicación sólo se justifica si la organización tiene una necesidad imperiosa de comunicar información o maneja un fuerte volumen de informaciones que le conciernen. 

9. Intranet 

El uso creciente de Internet como instrumento de comunicación y de distribución de la información ha propiciado que tanto empresas como instituciones se hayan planteado la posibilidad de utilizar los mismos servidores web para difundir la información interna a través de las Intranets y para gestionar grandes volúmenes de datos. La Intranet es la aplicación de los estándares Internet dentro de un ámbito corporativo para mejorar la productividad, reducir costes y ayudar a la distribución de información.

Podemos destacar tres características de la Intranet: 

•Contenidos: Intranet no se lee, se usa. Posee un valor pragmático y se considera como herramienta de productividad personal.

•Canales: lo importante es tender puentes de revalorización del factor humano. 

•Audiencias: de receptor a cliente-usuario-emisor. También es importante la segmentación y personalización

.  

10. Circular o carta al personal 

Destinada a difundir informaciones sobre resultados u objetivos de la empresa, cambios de relevancia o puntualizaciones específicas. Su objetivo último es iniciar y mantener, desde la cúpula directiva, una relación informativa directa con los empleados. Su periodicidad puede ser periódica (sólo varias veces al año) o puntual (hechos relevantes, inesperados, crisis, etc.).

11.Convenciones o congresos 

Se trata de acontecimientos gestados por la dirección de la entidad, que buscan convocar a un gran número de personas en torno a un tema concreto. Son reuniones muy costosas y sólo se justifican para anuncios de mucha importancia como:

•Lanzamiento de un nuevo producto o servicio. 

•Aniversario de la organización. 

•Cambio de la dirección de la entidad. 

•Análisis de un tema relevante. 

12. Videoconferencias 

La videoconferencia permite mantener reuniones entre varias personas, que no están físicamente en el mismo sitio. Supone un factor de implicación mutua entre los que intervienen, debido a sus exigencias presupuestarias y tecnológicas. Es una herramienta ideal para una comunicación estructurada, formalizada y controlada por una persona o por un grupo.

13. Correo electrónico 

A través del correo electrónico se puede intercambiar todo tipo de información (imágenes, texto, audio), de una forma rápida y eficaz, estableciéndose una comunicación en todos los sentidos: ascendente, descendente y horizontal. El receptor del correo electrónico debe abrir periódicamente su buzón electrónico para consultarlo, por lo que es importante instruir al personal en el uso de esta herramienta. Entre sus ventajas se encuentran la transmisión de mensajes en tiempo real, la interactividad, la transmisión simultánea del mismo mensaje a varios destinatarios, la confidencialidad y la reducción de costes en las comunicaciones (reducción del consumo de papel y del uso del teléfono).159 Mientras que su principal inconveniente es que al ser un mensaje instantáneo y rápido descuida mucho el lenguaje y la redacción.

14. Portal corporativo

Un portal corporativo es una arquitectura basada en un entorno web donde la información se organiza de forma lógica y se hace partícipes a empleados, clientes y partners de todo lo que sucede en la empresa o institución. 

El portal corporativo ofrece a los empleados:

•Información. 

•Distribución electrónica de los soportes internos (revista, normativa, circulares, etc.). 

•Accesos a servicios de recursos humanos (nóminas, seguros sociales…). 

•Foros de debate 

•Consultas a expertos, redes de conocimiento,… 

•E-learning